bach consulting

Die Brücke zum messbaren IT Erfolg!

IT Projektaudit

Für einen IT Manager ist es eine alltägliche Situation: Einer seiner Projektleiter meldet Probleme im Projekt. Ohne interne Kenntnisse der Projektsituation kann der IT Manager die wirkliche Lage nicht beurteilen. Wie weit ist die Krise fortgeschritten? Muss er reagieren oder ist das Projekt in der Lage, den Turnaround aus eigener Kraft zu schaffen?

Zur richtigen Einschätzung einer Projektsituation kann ein Audit durch externe IT Experten einen wertvollen Beitrag leisten. Ein Audit kann dem IT Manager eine Standortbestimmung und Handlungsempfehlungen liefern. Doch nur einem zielgerichteten Audit gelingt es, die Situation schnell zu erfassen und die notwendigen und meist schmerzhaften Sanierungsmaßnahmen zu erkennen. Von solchen Sanierungsmaßnahmen sind meist alle Projektbeteiligten betroffen: der IT Manager, der Projektleiter und das Projektteam. Um das Projektaudit für den Auftraggeber erfolgreich abzuschließen, müssen die Auditoren daher vor allem auf die Ängste der Projektbeteiligten eingehen, Vertrauen aufbauen und die menschlichen Auswirkungen ihrer Maßnahmen berücksichtigen.

Kurzbeschreibung

Das bc Projektaudit ist die Lösung von bach consulting zur Beurteilung des Fortschritts. Ziel eines Projektaudits ist festzustellen, inwieweit das Projekt im Plan ist und welche Maßnahmen zu ergreifen sind, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen.

Auslöser von Audits: Abweichungen bei Annahmen und Ergebnissen im IT Projekt

Doch es muss nicht gleich eine Krise sein, die das Management zu einem Audit veranlasst. Es können auch weniger gravierende Gründe Ursache für die Durchführung eines Audits sein. Im Folgenden werden eine Reihe von Auslöser (Auswahl) aufgeführt:

  • die Überprüfung von Projektkosten
  • die Abnahme von Projektaufträgen auf der Basis des beauftragten Angebots
  • die Kostenüberschreitung im Projekt
  • ausbleibende Ergebnisse bei der Überprüfung der Meilensteine (Einhaltung von Meilensteinen unvollständig bzw. werden überschritten)
  • die Performanceüberprüfung des Projektteams inkl. der Lieferantenleistung
  • Der wirtschaftliche Nutzen des Projekts/Produkts ist gefährdet (z.B. zu späte Einführung des Produkts führt zu nicht realisierbaren Umsatz).
  • Überprüfung des Projektauftrags zur Beauftragung/Angebotsbewertung bzw. Projektabnahme

Dabei kann das Audit von verschiedenen Führungsebenen veranlasst werden (z.B. Projektleitung, Geschäftsbereichsleitung, Lenkungsausschuss, Geschäftsführung, Konzernvorstand). Wichtig erscheint, dass das Audit von Personen autorisiert und begleitet wird, die in der Lage sind Entscheidungen aufgrund der erwarteten Ergebnisdimensionen zu treffen.

Nutzen von bc Audits: Bewertung der Projekt-, Produkt- und Organisationsrisiken

Der Nutzen liegt in der Bereitstellung eines Orientierungspunktes des bisherigen Projektverlaufs. Das Ergebnis entsteht losgelöst von persönlichen Interessen der Stakeholder und ermöglicht somit eine neutrale Bewertung des Projektstands. Es verfolgt somit die Ziele:

  • mehr Sicherheit durch objektive Betrachtung von neutralen Experten
  • Transparenz über Status, Struktur, Prozesse und soziale Aspekte
  • schnelle Ergebnisse
  • messbare Resultate
  • geringerer Gesamtaufwand
  • konkrete Maßnahmen, die zu spürbaren Verbesserungen führen

Mit unserem Audit erhalten Sie Klarheit. Sie erhalten Transparenz über Erfolgsaussichten, Risiken, Stärken, Schwächen und natürlich auch über die Ursachen vorhandener Defizite.

Dazu verwenden wir fundierte Tools und Methoden, die wir in Abstimmung mit Ihnen auf das konkrete Projekt, die individuellen Gegebenheiten und Ihre Fragestellungen hin ausrichten. Im Anschluss an unsere Präsentation der Analyseergebnisse und unserer Konzeption wissen Sie, was getan werden muss, um Verbesserung zu erreichen. Für die Umsetzung der Maßnahmen können Sie von uns die notwendige Unterstützung erhalten.

Mit der Umsetzung sichern Sie den nachhaltigen Erfolg des betrachteten Projektes. Es entstehen Synergieeffekte für weitere Projekte und die Organisation. Mit diesem Vorgehen können Sie deutlich machen, dass Sie alles für den Erfolg Ihres Projektes bzw. Ihrer Projekte getan haben.

Die Umsetzung erfolgt in folgenden 6 Schritten:

Step 1: Ziele des IT Audits mit Kunden erarbeiten 

  • Ziel des Audits mit dem Kunden erarbeiten

Step 2: Abbildung der Kundenziele auf IT Auditmodell

  • Kundenziele sind auf das Modell IT Audit@bc abzubilden
  • Gegenüberstellung von SOLL- und IST

Step 3: Planung und Durchführung der Dokumentenanalyse

  • Prozesse, Stakeholder und Ergebnistypen identifizieren

Step 4: Planung und Durchführung der Interviews

  • Antworten auf offene Fragen

Step 5: Plan-/Ist-Abweichungen; Maßnahmenkatalog

  • Gap-Analyse / Abweichungsanalyse

Step 6: Auditbericht & Ergebnispräsentation

  • Ergebnisse / Maßnahmenkatalog / Planungsvorschlag

IT Auditoren@bc: Unabhängigkeit gepaart mit umfassender praktischer Erfahrung

Die Auditoren in bach consulting verfügen neben ihrem Know how als Auditoren über eine umfassende praktische Erfahrung in den Prüfungsgebieten. Damit stellen sie eine praxisnahe Prüfung sicher, die sich an realem Nutzen für die Auditumgebung orientiert. Somit ist in der Regel eine hohe Akzeptanz sowohl der Auditoren in der Projekt- und Organisationsumgebung sichergestellt als auch deren Ergebnisse, die sich an der Umsetzbarkeit in der Organisation orientiert.

Ein bc Audit betrachtet folgende Status:

  • Analyse des Fortschritts eines IT Projekts bzw. IT Anwendung
  • Ermittlung der Ursachen für Effektivitäts- und Effizienzhemmnisse im Projekt, Produkt bzw. Organisation
  • Ermittlung von Maßnahmen zur Sicherstellung des Projekt- bzw. Produkterfolgs und der Steigerung der Produktivität

Die Leistungen der Berater der bach consulting umfassen folgende Tätigkeiten:

  • eine realistische Einschätzung des Projekt- und Produktgeschehens an das Management zu liefern
  • Handlungsempfehlungen für Projekt, Produkt und Organisation aufzuzeigen
  • dem Management Handlungsoptionen für den Projekt-, Produkt- und Organisationserfolg aufzuzeigen
  • falls erforderlich, Schaden vom Unternehmen fern zu halten
  • Die Durchführung eines IT Audits erfolgt grob in sechs Schritten. Die Dauer beträgt dabei ca. 1 bis 8 Wochen.   

                                        Je nach Umfang der zu bewertenden Umgebung kann die Dauer variieren. Daher ist ein initiales Gespräch zum Scope des Projektaudits Voraussetzung für eine Aufwandsermittlung.

                                        ServicepaketeGrößeDauer
                                        bc Projektaudit--1 - 8 Wochen

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